オンライン会議の時間管理術

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オンライン会議の時間が予定よりも延びてしまうときの対処法
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リモートワークまとめ記事

オンライン会議の時間が予定よりも延びてしまうときの対処法

こんにちは！リモートワーカーのAoneko（ @blue_cats03）です。今回はオンライン会議の時間が予定よりも延びてしまうときの対処法を紹介します。

オンライン会議で定められた時間内にちゃんと収めるコツ。

・できないことはやらない
・テーマごとにグループ分け
・リアル会議よりも少しボリュームを減らす
・タイムキーパーを設けて常に時間をコール
・雑談の質を見極める＋ファシリテーターの適度な介入
#時間管理術 https://t.co/1Ya81vg0PZ

— Aoneko Lab (@blue_cats03) March 2, 2021

できないことはやらない

まず、「時間内に終わる議題になっているか」を確認しましょう。議題が多すぎる、結論を出すだけの材料が不足している、といった状況では誰がやっても時間通りに終わりません。

少々の無理はよくても、無茶は禁物です。オンライン会議に慣れないうちは、リアル会議よりも少しボリュームを減らさないと、尺に合わなくなります。

身の丈にあったゴールを設定するのが一番の対処法となります。

話し合いにメリハリをつける

話し合いにメリハリをつけることも大切です。大事な話に時間を割く代わりに、瑣末な話は端折るようにしましょう。

確認だけに留めたり、別の手段で意見を集めたりすることで、時間短縮をしながらも議論の質を落とさないようにすることができます。

話し合いの人数を検討する

話し合う人数にもメリハリをつけましょう。いつも全員で議論をするのではなく、テーマによっては小グループやペアになって話し合うこともお勧めです。

タイムキーパーの設置

タイムキープはとても大切です。タイムキーパーを設置したり、タイマーが参加者全員に見えるようにしたりする工夫をしてみましょう。

「3分で説明をお願いします」「5分だけ○○について議論しましょう」と常に時間をコールすることが大切です。

一番話の長い人にタイムキーパーをお願いする方法もあります。

雑談の質を見極める

雑談が必ずしも悪いわけではありません。雑談は情報交換や緊張緩和に役に立つという一面もあります。しかしながら、時間を忘れて脱線ばかりするのは、単に集中力がないだけです。

雑談の質を見極めてオンライン会議を引き締めることが大切です。

ファシリテーターを設置する

話し合いの堂々巡りがオンライン会議で時間が延びる原因としてよくあります。何度も同じ話を繰り返すことを避けるためにファシリテーターを設置しましょう。

ファシリテーターが仲介に入るか、誰かに解説をお願いすれば、不毛な時間が短くなります。

終了時間を守らせる

参加者全員に終了時間を守らせることも大切です。リアル会議と同様に発言者が起立して発言することで発言者の時間が短くなるかもしれません。色々な工夫をしてみてください。

ミーティングが時間通りに終わらなかったら、リーダーが出席者全員におごるなど、参加者同士で特別なルールを設けるのもありだと思います。

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— Aoneko Lab (@blue_cats03) April 10, 2020