青色申告で必要な請求書の作成方法

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青色申告では請求書の発行が重要になります

こんにちは! Aoneko( @blue_cats03)です。

今回は、青色申告では請求書の発行が大切である理由を解説します。

 

  • 取引でも、経理上でも請求書の発行は大事な作業になります。
  • 発行日・締め日・仕事内容・金額はよく確認しましょう。

 

取引の流れはケースバイケースですが、取引の大事なところで、書類を発行することになります。

一般には下図の流れになります。

 

一般的な取引の流れと発行する書類

出典:当サイト作成

一般的な取引の流れと発行する書類

 

書類の中でも、請求書の発行は経理上とても重要な役割があります。

青色申告で65万円特別控除を受ける場合の帳簿づけ(複式簿記)では、請求書を元に収入の発生日を確認して帳簿をつけることになるからです。

請求書を発行するときは、取引先の締め日(経理の数字を確定する日)を確認して、間に合うようにしましょう。なお、請求書は市販のものでもかまいません。ただし郵送ではなく、メールでのデータ送付を指定されることもあります。その場合、トラブル防止のため、変換できないようにPDFファイルで送るようにしましょう。

 

発行した請求書は自分用に控えをとります。データの場所もプリントアウトして保管しましょう。

 

保管するときは、ふたつのファイルを用意するのがおすすめです。控えの書類をひとつのファイルにまとめておき、入金を確認したら入金済みとわかるようにもう一方のファイルに入れます。

 

クリアファイル

出典:当サイト

筆者が購入したクリアファイル

 

あおねこ
あおねこ

これを月1回確認すればもらい忘れを防げます。

 

 

前もって納品書を発行する場合、後から発行する請求書の書式や品目名は、納品書と同じ体裁にすると誤解などが起きにくくなります。発行した納品書と請求書の控えは別で保管しておきましょう。

 

請求書の作成・確認のポイント

請求書の作成と確認のポイントを解説します。下図の番号とナンバリングしたそれぞれのポイントを照らし合わせて確認してみてください。

 

請求書の作成と確認のポイント

出典:当サイト作成

請求書の記入例

 

【凡例:請求書の記入例(上図)】

  1. 取引先の名前を正確に記入しましょう。
  2. 消費税が外税(税別)か内税(税込)かを明確にしましょう。
  3. 後で保存・整理しやすいように番号をつけておきましょう。
  4. 請求書の発行日を記入しましょう。請求書の発送日でよいところ、「締め日」を指定してくるところなどがあるので取引先に確認しましょう。
  5. 個人事業主であれば、自分の個人情報である事業所(仕事場)の住所、電話番号、屋号(自分の名前)などを記入し、印鑑を押します。法人であれば、会社名、会社の住所、電話番号を記入し、印鑑を押します。
  6. 品目・数量・単価など請求の明細を確認して記入しましょう。「明細と違うから支払わない」などのトラブルを生まないように注意しましょう。

 

 

契約内容を書面で確定してから仕事をはじめましょう

いざ請求書を発行するという段階で「この金額ではない」「この条件は違う」と取引先と揉めてしまったり、取引先の様子から長時間の契約かと思いきや、すぐに仕事を打ち切られてしまったりなどといったトラブルは、口約束で取り決めたときに多いものです。事前に金額、仕事期間などを明記した契約書を交わすか、メールなど記録が残るもので確認しましょう。

特に大きい金額が発生するとき、長期間の契約で仕事をするときは要注意です。メールのやりとりであれば必ず保存しておくことが大切です。

 

あおねこ
あおねこ

口約束で取り決めた場合は、日付や契約内容をメモしておきましょう。

 

 

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参考文献と監修税理士

今回の記事は、税理士の益田あゆみさんが監修された著書「経理と節税のしかた」を参考にし、執筆しております。

 

 

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